Tối ưu chi phí kinh doanh bằng 4 chiến thuật cắt giảm chi phí

Trong thời đại kinh tế toàn cầu hóa và cạnh tranh khốc liệt. Việc tối ưu chi phí bằng việc cắt giảm chi tiêu là một trong những yếu tố quan trọng. Để duy trì và phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi chi phí đều có thể cắt giảm một cách dễ dàng mà không ảnh hưởng đến doanh thu và chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Vậy làm thế nào để cắt giảm chi phí một cách hiệu quả, thông minh và bền vững? Đó là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đang đối mặt và tìm kiếm câu trả lời. Hãy cùng DigiBird khám phá những chiến thuật hiệu quả ngay sau đây

1. Cắt giảm chi phí doanh nghiệp là gì?

1.1. Định nghĩa

Trong hoạt động điều hành của doanh nghiệp. Để thực hiện hành động tạo ra giá trị thì phải bỏ ra một số tiền gọi là chi phí. Chi phí này được lấy từ ngân sách của doanh nghiệp, nên cần phải có hướng sử dụng một cách tiết kiệm. Mà còn đem đến hiệu quả tốt nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần cắt giảm các chi phí không cần thiết để tối ưu hóa lợi nhuận. Một số phương pháp được các doanh nghiệp áp dụng để tối ưu chi phí sau:

Cắt giảm nhân sự
Kiểm soát nguồn vốn lao động
Tìm đối tác cung ứng khác
Hạn chế chi tiêu phát sinh
Điều chỉnh giá thành
Thu hẹp danh mục sản phẩm
Đầu tư vào khu vực kinh doanh mới
Đầu tư phát triển sản phẩm
….

Tuy nhiên, việc cắt giảm không nên làm ảnh hưởng đến hoạt động chính của doanh nghiệp. Cần có những kế hoạch cụ thể cho từng dự án để xem xét. Cắt giảm được cho là phương pháp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Ngoài tối ưu hóa ngân sách còn loại bỏ những khoản tiêu phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Xem thêm: Khởi nghiệp tinh gọn? Xu hướng trong kinh doanh hiện nay

1.2. Vai trò

Tăng lợi nhuận và giảm giá thành sản phẩm

Để thực hiện được điều trên doanh nghiệp cần quan tâm đến kiểm soát chi phí. Từ đó gia tăng vị thế cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường cũng như sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Sao có thể nói như vậy? Khi chi phí được tối ưu sẽ giúp giảm chi phí sản xuất của sản phẩm, chi phí vận chuyển,… Nhưng giá bán ra vẫn không đổi sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận thu về.

Tuy nhiên, không phải cắt giảm chi phí nào cũng có lợi cho doanh nghiệp. Có những chi phí cần duy trì hoặc tăng cường để bảo vệ vị thế và chất lượng sản phẩm tạo ra. Ví dụ như chi phí nhân công, chi phí nghiên cứu và phát triển,… Việc tối ưu chi phí không đúng cách sẽ gây ra tác dụng ngược cho doanh nghiệp.

Góp phần vào sự quyết định thành công hay thất bại

Doanh nghiệp phải có kế hoạch và phương pháp quản lý chi phí hiệu quả. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải nắm rõ các loại chi phí, cách tính và phân bổ chúng cho từng hoạt động sản xuất kinh doanh. Nên hay không nên quan tâm đến cắt giảm chi phí ở một số bộ phận.

Bên cạnh đó, cũng phải ước lượng nguồn vốn cần thiết cho từng giai đoạn. Cân đối giữa chi phí và lợi nhuận. Kinh phí tiết kiệm được có thể dùng để đầu tư vào các dự án mới hoặc để ứng phó với những khó khăn và rủi ro. Quản lý chi phí là một yếu tố then chốt quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp.

2. Vì sao doanh nghiệp cần phải tối ưu chi phí?

Tối ưu chi phí là một biện pháp cần thiết để doanh nghiệp. Để tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, cắt giảm chi phí không đồng nghĩa với thu hẹp hoạt động hoặc làm DN yếu thế hơn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp cắt giảm chi phí một cách hiệu quả, sẽ có thêm nguồn lực để đầu tư vào các hoạt động trọng yếu. Nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Vấn đề cốt lõi của một doanh nghiệp được đặt ra đó là kiểm soát được chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhà quản trị khi hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến từng chi phí. Sẽ có thể kiểm soát được một cách dễ dàng từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả.

Việc xem xét, lựa chọn cơ cấu phí sao cho tối ưu nhất, hiệu quả nhất. Để có thể ứng biến được với những biến động của chi phí sản xuất trong thị trường bất thường hiện nay. Vậy phải làm sao để có thể quản lý chi phí hiệu quả? Cần tiến hành phân tích và đưa chính sách huy động vốn tối ưu cho doanh nghiệp ở từng giai đoạn. Cần có một kế hoạch phân chia các chi phí và mức lợi nhuận. Sao cho phù hợp đúng mục đích và tránh tình trạng lãng phí.

3. Chiến thuật cắt giảm chi phí đúng

Khi doanh nghiệp tiến hành thực hiện việc tối ưu cắt giảm chi phí cần lưu ý rằng. “Không làm ảnh hưởng xấu”. Bởi vì chỉ cần một ảnh hưởng nhỏ dẫn đến sai lầm và hậu quả nghiêm trọng cho chính doanh nghiệp. Chính vì thế nhà quản trị cần triển khai có hệ thống. Nhận định đúng các kênh kinh doanh từ đó thúc đẩy bán hàng hiệu quả.

Chiến thuật 1: Phân bổ nguồn lực phù hợp

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ phân bổ nguồn lực bán hàng theo quy mô khách hàng. Quy mô càng lớn thì doanh nghiệp càng dồn nhiều nguồn lực. Liệu cách thực hiện này có thực sự tối ưu?

Phân bổ nguồn lực bán hàng hiệu quả hơn là dựa trên lợi nhuận thực tế. Tiềm năng của mỗi khách hàng. Lý do là vì ở phần lớn lĩnh vực ngành nghề. Điều có tác động lớn nhất đến chi phí kinh doanh là phân bổ nguồn lực bán hàng theo tiềm năng lợi nhuận của mỗi tệp khách hàng.

Để nắm được nhu cầu và giá trị của mỗi khách hàng. Doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố như Quy mô khách hàng, Chi phí phục vụ, Lãi ròng của mỗi khách. Doanh nghiệp sẽ thích những khách hàng có tính tăng trưởng cao hơn. Bằng việc nhắm vào các thị trường vi mô. Có thể tìm kiếm các khách hàng tiềm năng với lợi nhuận cao. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể xác định các kênh bán hàng và cách phân bổ nguồn lực phù hợp.

Chiến thuật 2: Tối ưu hóa thời gian của nhân viên

Doanh nghiệp có hướng đi là muốn nhân viên kinh doanh của mình làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Tuy nhiên, việc tối ưu hóa thời gian cho bộ phận kinh doanh thường vẫn là cái gì đó khó thực hiện.

Hầu hết nhân viên kinh doanh thường dành thời gian cho những hoạt động khác. Như công tác, làm báo cáo,.. Mà chưa chuyên tâm hết thời gian của mình vào tư vấn và chăm sóc khách hàng và tạo ra doanh thu.

Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp cần xem xét một cách toàn diện các hoạt động của bộ phận kinh doanh. Tìm ra những cách cải thiện hiệu quả.

Tối ưu hóa các quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. Các doanh nghiệp cần đánh giá các quy trình hiện tại và tìm ra những cách để đơn giản hóa. Loại bỏ các bước không cần thiết. Ví dụ, các doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ để tự động hóa các công việc hành chính như gửi email, tạo báo cáo,…
Tập trung vào việc đào tạo và phát triển nhân viên. Các doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên kinh doanh của mình về các kỹ năng cần thiết để bán hàng hiệu quả. Bao gồm kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, nghiên cứu thị trường,…
Sử dụng công nghệ. Công nghệ có thể giúp nhân viên kinh doanh tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. Ví dụ, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để theo dõi khách hàng, tạo báo cáo,…

Xem thêm: 5 lý do doanh nghiệp cần triển khai E-learning

Chiến thuật 3: Nhất quán hoạt động trước bán của doanh nghiệp

Hầu hết các doanh nghiệp hỗ trợ hoặc chính nhân viên kinh doanh phải tự chuẩn bị bản báo giá hoặc tạo báo giá dựa trên yêu cầu của khách hàng. Điều này khó có thể mang lại doanh thu tối ưu vì mỗi nhân viên kinh doanh hoặc bộ phận. Chỉ nhìn thấy một phần nhỏ hoạt động của doanh nghiệp và có thể không thể truyền tải được những gì tốt nhất của doanh nghiệp.

Chiến thuật 4: Loại bỏ rào cản trong quy trình sau bán

Doanh nghiệp không nên chủ quan mà bỏ qua các công việc sau bán hàng. Chẳng hạn như cung cấp và báo cáo đơn đặt hàng. Hoạt động hỗ trợ sau bán kém hiệu quả không chỉ khiến khách hàng thất vọng. Mà còn tốn kém chi phí và khiến đội bán hàng mất thời gian xử lý các vấn đề phát sinh.

4. Kết luận

Bằng cách tối ưu hóa các nguồn lực. Tận dụng các cơ hội, tạo ra các giá trị gia tăng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, bạn sẽ có thể vượt qua những khó khăn và thách thức trong mọi thời kỳ. Những phương pháp trên không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí. Mà còn tăng cường hiệu quả kinh doanh, tối ưu chất lượng sản phẩm/dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.