Những nhà quản trị hay nhà lãnh đạo đều mong muốn quản lý và kiểm soát những vấn đề phát sinh và cả những mục tiêu được đề ra. Nhờ thế, quản trị mục tiêu không phải là một quá trình đơn giản và dễ dàng như chúng ta tưởng. Trong thực tế, nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc quản trị mục tiêu hiệu quả. Bởi vì họ chỉ dựa trên các chỉ số KPI để đo lường và đánh giá kết quả. Vậy tại sao quản trị mục tiêu không chỉ nên dựa trên KPI? Hãy cùng DigiBird tìm hiểu xem về vấn đề này.
1. KPI là gì?
Định nghĩa
Thuật ngữ KPI chắc đã không còn xa lạ nữa bởi vì nó được xuất hiện khá nhiều hiện nay. KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicators (KPI). Là tập hợp các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc có thể định lượng được. Chỉ số này giúp cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp biết được họ đang thực hiện tiến độ như thế nào, để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
KPI có thể gồm nhiều yếu tố khác nhau. Như lợi nhuận, số lượng bán hàng, doanh thu, chi phí trung bình hàng năm,… Bằng việc phân tích KPI giúp cho doanh nghiệp có được một cái nhìn toàn diện và chính xác về hiệu quả hoạt động kinh doanh. Kiểm soát những rủi ro phát sinh.
Tầm quan trọng của KPI
KPI là những chỉ số nhắm vào các yếu tố của mục tiêu tổ chức có ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công hiện tại và tương lai của tổ chức.
- Giúp đánh giá mục tiêu
- Tăng cường tinh thần trách nhiệm của toàn bộ tổ chức
- Tạo khí thế làm việc và môi trường học tập cho nhân viên
- Đảm bảo đạt được mục tiêu, tầm nhìn, đáp ứng những kỳ vọng.
Để hiểu thêm về tầm quan trọng của KPI, cùng DigiBird xem qua một ví dụ sau. Câu chuyện về một Giám đốc điều hành của hãng xe hơi Toyota – Một trong những hãng xe hơi lớn nhất thế giới. Vị giám đốc đã thuê một chuyên gia đi nghiên cứu và báo cáo về các chỉ số quan trọng. Những thứ mà ông nên tập trung vào. Nhằm cải thiện chất lượng và hiệu quả sản xuất của hãng xe hơi đang gặp khó khăn.
Ví dụ
Nhóm chuyên gia sau đó đã nói với vị giám đốc này rằng. Ông chỉ cần tập trung vào một yếu tố quan trọng: sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, vị giám đốc này lại không thấy hài lòng với kết quả nghiên cứu này. Vì ai làm trong ngành xe hơi cũng biết được tầm quan trọng của sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, nhóm chuyên gia đã chỉ ra đây chính là nguyên nhân của các vấn đề về KPI. Khuyên ông nên tập trung vào một KPI duy nhất – số lần khách hàng phải đưa xe vào sửa chữa.
KPI “số lần khách hàng phải đưa xe vào sửa chữa”. Ảnh hưởng đến rất nhiều khía cạnh của ngành xe hơi, vì số lần khách hàng phải đưa xe vào sửa chữa:
- Làm tăng chi phí theo rất nhiều cách. Bao gồm chi phí bảo hành, chi phí bồi thường và chi phí tiếp thị để thu hút lại khách hàng.
- Làm tăng sự không hài lòng của khách hàng. Dẫn đến việc khách hàng chuyển sang sử dụng các hãng xe hơi khác.
- Làm mất khách hàng tiềm năng khi người thân, bạn bè hoặc đồng nghiệp của các khách hàng. Phải đưa xe vào sửa chữa sẽ cảm thấy phiền phức và không lựa chọn sử dụng xe của hãng cho các lần mua xe tương lai của mình.
- Ảnh hưởng xấu đến các mối quan hệ với nhà cung cấp và chuỗi cung ứng. Dẫn đến chất lượng sản phẩm kém.
- Làm tăng sự không hài lòng của nhân viên. Khi họ phải thường xuyên xử lý và đối phó với những khách hàng bực tức.
2. MBO – quản trị mục tiêu là gì?
Quản trị theo mục tiêu (MBO – Management By Objectives) là một phương pháp quản lý mà các nhà quản trị và nhân viên cùng đặt ra, ghi lại và theo dõi các mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định.
MBO dựa trên giả định rằng nhân viên sẽ làm việc tốt hơn. Khi họ biết được những gì họ cần làm và khi họ có thể kết nối các mục tiêu cá nhân của họ với mục tiêu của tổ chức. Ngoài ra, cũng cho thấy việc mọi người quan tâm đến việc đặt mục tiêu và so sánh kết quả với mục tiêu đã đặt ra.
Trong thực tế quản trị hiện nay, quản trị theo mục tiêu MBO gồm có bốn yếu tố chính sau:
- Sự cam kết của các nhà quản lý.
- Sự hợp tác, phối hợp của các thành viên trong tổ chức để tạo ra mục tiêu chung.
- Sự tự chủ và tự nguyện với tinh thần tự quản của họ để thực hiện kế hoạch chung.
- Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch.
Lợi ích
Quản trị theo mục tiêu tạo lợi ích trong khuyến khích tinh thần nhiệt tình và tăng cường trách nhiệm của các thành viên, các bộ phận tham gia quản trị. Nhờ đó giúp các thành viên hiểu rõ hơn mục tiêu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, phương pháp quản trị mục tiêu mở ra cơ hội cho mọi thành viên trong tổ chức phát huy năng lực của mình. Mọi thành viên được tự do tham gia vào việc xác định mục tiêu cho họ. Họ có cơ hội góp ý vào các chương trình kế hoạch. Cho nhân sự cảm giác được ủy quyền trong doanh nghiệp.
MBO có ích trong các hoạt động kiểm tra, giám sát, điều chỉnh. Việc định rõ hệ thống mục tiêu giúp doanh nghiệp, nhà quản lý dễ dàng hơn trong kiểm tra, đo lường, đánh giá cũng như điều chỉnh các tác vụ, cá sai lệch so với kế hoạch, từ đó bảo đảm được mục tiêu đề ra.
Quy trình
Được thực hiện dựa trên quy trình 4 bước sau:
1. Định ra mục tiêu. Đề ra mục tiêu dài hạn cho tổ chức như tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược. Sau đó, ban lãnh đạo mới chọn ra các mục tiêu cụ thể cần thực hiện trong khoảng thời gian nhất định.
2. Lập kế hoạch hành động. Kế hoạch hành động cho nhân viên của bạn biết cách thức, các chỉ dẫn, những bước cần tuân theo để hướng tới mục tiêu. Giúp xác định các bước để hoàn thành mục tiêu.
3. Theo dõi tiến trình. Ghi nhận, giám sát, theo dõi tiến trình hoàn thành mục tiêu. Giúp doanh nghiệp kịp thời có những điều chỉnh, sửa đổi hợp lý khi cần thiết.
4. Đánh giá hiệu quả. Đánh giá là bước phản ánh lên hiệu quả của cả quá trình. Bạn cần so sánh kết quả đạt được so với hiệu quả mong muốn đề ra ban đầu. Chính việc đánh giá này sẽ cung cấp cơ sở để bạn xem xét tiến trình hoàn thành mục tiêu.
Hướng tới việc cải thiện hiệu suất của tổ chức bằng quản trị mục tiêu. Cách định rõ các mục tiêu và kết quả cuối cùng có thể định lượng được. Để đạt được mục tiêu thì cần sự thống nhất và hợp tác của cả lãnh đạo và nhân viên.
3. Các sai lầm khi quản trị mục tiêu
Có thể bạn đã từng nghe nhiều về những câu đại loại như: “KPIs tháng này em như thế nào rồi?”. Nhưng thực tế, khi dịch câu này ra sẽ thành: “Chỉ số hiệu suất quan trọng của em tháng này như thế nào?” Câu hỏi trên hoàn toàn không có nghĩa.
Tuy người nói và người nghe đều hiểu theo nghĩa là: “Mục tiêu tháng này của em là bao nhiêu?”. Hầu hết mọi người có sự nhầm lẫn giữa các khái niệm: KPIs và quản trị mục tiêu.
Goal, KPIs, Target, Objective là các thuật ngữ khác nhau, nhưng đều có nghĩa là “mục tiêu” trong tiếng Việt. Để phân biệt chúng, ta có thể hiểu như sau:
– Goal: Mục tiêu lớn nhất mà bạn muốn đạt được.
– KPIs: Các chỉ số để đánh giá hiệu quả của mục tiêu.
– Target: Các con số cụ thể mà bạn muốn đạt được cho từng chỉ số.
– Objective: Các mục tiêu nhỏ hơn mà bạn đặt ra để thực hiện mục tiêu lớn.
Ví dụ, nếu bạn quản lý nhân viên theo phương pháp Objective (hay MBO). Bạn sẽ không hỏi “KPIs tháng này của em như thế nào nhỉ?”. Mà sẽ hỏi “Em đã hoàn thành được những Objective nào trong tháng này?”. Như vậy, bạn sẽ biết được nhân viên đã làm gì để giúp doanh nghiệp đạt được Goal.
4. Phương pháp OKR là gì?
OKR (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả. Nó giúp các nhà lãnh đạo xác định các mục tiêu (Objectives) cụ thể và đo lường được, và các kết quả then chốt (Key Results) để đạt được mục tiêu đó trong một khoảng thời gian nhất định. Nhiều tổ chức hàng đầu thế giới như Google, Uber, Intel,… đều áp dụng OKR để triển khai chiến lược kinh doanh của họ.
Ba yếu tố mà phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả bao gồm:
- Mục tiêu (Objectives): Là những gì công ty muốn đạt được trong dài hạn. Mục tiêu giúp nhân viên có tầm nhìn rõ ràng và động lực cao. Nghiên cứu cho thấy mọi người sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu họ cam kết với mục tiêu của mình.
- Kết quả then chốt (Key Results): Là những chỉ số để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Kết quả then chốt giống như quãng đường phải đi để đến được đích. Mỗi mục tiêu nên có 3-4 kết quả then chốt để tăng giá trị và kỳ vọng cho mục tiêu.
- Hành động (Actions): Là những nhiệm vụ cụ thể mà mỗi cá nhân, bộ phận phải thực hiện để đạt được kết quả then chốt. Hành động giống như phương tiện để đi đến đích. Việc quản lý công việc hiệu quả là một trong những hành động quan trọng để giúp công ty nhanh chóng đạt được mục tiêu.
5. Hướng dẫn doanh nghiệp quản trị mục tiêu đúng
Để áp dụng phương pháp quản trị một cách đúng nhất, doanh nghiệp cần nhớ nguyên lý này và thực hiện các bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức dựa trên sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. Đây là bước quan trọng nhất để hướng dẫn toàn bộ hoạt động của tổ chức.
Bước 2: Phân bổ mục tiêu tổ chức cho các phòng ban/nhóm/cá nhân và khuyến khích họ tự đặt mục tiêu cá nhân để hỗ trợ mục tiêu tổ chức. Sau đó, điều chỉnh các mục tiêu cá nhân cho phù hợp với mục tiêu tổ chức.
Bước 3: Theo dõi và phản hồi tiến độ và hiệu suất của mọi người so với các mục tiêu đã đặt ra. Lãnh đạo nên có các cuộc trò chuyện 1:1 hàng tuần để giúp nhân viên tự đánh giá hiệu suất của họ.
Bước 4: Đánh giá hiệu suất so với mục tiêu và công nhận, khen thưởng những bộ phận/cá nhân có hiệu suất tốt. Điều này sẽ tạo động lực và nâng cao tinh thần thực thi cho tổ chức.
Doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- MBO là để định hướng, không phải để kiểm soát. Một số doanh nghiệp áp dụng MBO như một công cụ để áp lực nhân viên, thay vì tin tưởng và trao quyền cho họ.
- MBO không phải là “thuốc thần”. Hiệu quả của MBO phụ thuộc vào sự cam kết của doanh nghiệp. Nghiên cứu cho thấy doanh nghiệp cam kết cao với MBO sẽ có năng suất tăng 56%, còn doanh nghiệp cam kết thấp chỉ có năng suất tăng 6%. Sự cam kết cao được thể hiện qua sự hỗ trợ từ người đứng đầu và cả đội ngũ, niềm tin lãnh đạo dành cho nhân viên, sự trao quyền trong tổ chức.
Kết luận
Quản trị mục tiêu là một nghệ thuật và cũng là một khoa học. Nó không chỉ đòi hỏi sự sử dụng hợp lý của các chỉ số KPI, mà còn cần có sự hiểu biết sâu sắc về các yếu tố nhân văn, tâm lý và văn hóa của tổ chức. Chỉ dựa trên KPI để quản trị mục tiêu là một cách tiếp cận hạn chế và có thể gây ra nhiều vấn đề cho nhà quản lý và nhân viên.
Do đó, chúng ta cần phải có một cái nhìn toàn diện và linh hoạt hơn trong việc thiết lập, theo dõi và đánh giá các mục tiêu, bằng cách kết hợp nhiều phương pháp và công cụ khác nhau. Có nhiều biện pháp đề phòng những vấn đề phát sinh khủng hoảng dương. Nếu như bạn còn có những thắc mắc muốn được giải đáp. Hãy Liên hệ DigiBird để được tư vấn và giải đáp.
Xem thêm: Khủng hoảng dương là gì? Doanh thu cao nhưng vẫn thất bại?
