Dữ liệu là một trong những tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng, thị trường, đối thủ. Mà còn giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác, nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa chi phí. Đó là lý do tại sao quản trị dựa trên dữ liệu (data-driven management) đang là xu hướng của nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới.
Nhưng liệu quản trị dựa trên dữ liệu có thực sự cần thiết cho các doanh nghiệp SMEs? Các doanh nghiệp SMEs có đủ nguồn lực, công nghệ và nhân lực để áp dụng quản trị dựa trên dữ liệu? Và nếu áp dụng, quản trị dựa trên dữ liệu sẽ mang lại những lợi ích gì cho các doanh nghiệp SMEs? Hãy cùng DigiBird tìm hiểu hơn trong bài viết sau.
Data-driven là gì?
Data Driven là cách tiếp cận kinh doanh dựa trên việc sử dụng dữ liệu để cung cấp thông tin hỗ trợ bạn trong việc ra quyết định. Điều này có nghĩa là quyết định được đưa ra dựa trên các bằng chứng thực tế từ dữ liệu. Chứ không phải dựa trên cảm tính hoặc kinh nghiệm cá nhân.
Quyết định dựa trên dữ liệu là một quá trình gồm nhiều bước. Bao gồm việc thu thập dữ liệu, trích xuất các mẫu và dữ kiện từ dữ liệu. Sử dụng các dữ kiện đó để đưa ra các suy luận có ảnh hưởng đến việc ra quyết định.
Hiện nay, Data Driven được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, nhất là trong công nghệ và kinh doanh. Đối với các công ty, việc dựa trên dữ liệu sẽ giúp họ đạt được mục tiêu kinh doanh nhanh hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, do quá trình thu thập dữ liệu khá phức tạp. Nên Data Driven sẽ thích hợp hơn với các tập đoàn hay doanh nghiệp có lượng dữ liệu khách hàng lớn từ nhiều kênh khác nhau.
Tầm quan trọng của việc quản trị theo định hướng dữ liệu
Trong thời gian gần đây, quản trị theo định hướng dữ liệu (data-driven management) là một xu hướng được nhiều doanh nghiệp áp dụng và tận dụng. Trước khi có data-driven hay các phương pháp quản trị dựa trên dữ liệu. Các tập đoàn lớn trong nước đã sử dụng nhiều cách khác để quản trị vận hành doanh nghiệp. Họ dựa trên những kinh nghiệm để đưa ra quyết định, đó có thể là những linh cảm. Nhưng linh cảm thì không chắc chắn, hoặc có thể đúng nhưng không kịp thời.
Tuy nhiên sự ra đời của quản trị theo định hướng dữ liệu đã mang lại một sự khác biệt lớn. Không có dữ liệu thì các doanh nghiệp vẫn quản trị được. Nhưng dữ liệu sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro và tăng độ chính xác cho công việc. Để đưa ra một quyết định chính xác thì cần phải dựa trên báo cáo số liệu cụ thể, báo cáo thì lại được tạo nên từ dữ liệu.
Việc quản trị theo định hướng dữ liệu có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
- Giảm rủi ro về dữ liệu cho tổ chức. Bằng cách thiết lập các quy tắc nội bộ để sử dụng dữ liệu một cách an toàn và hiệu quả.
- Cải thiện giao tiếp bên trong và bên ngoài. Bằng cách cho phép dữ liệu được truy xuất theo nhiều cách khác nhau. Từ nhiều người khác nhau và nhiều ứng dụng khác nhau.
- Nâng cao giá trị của dữ liệu. Bằng cách khai thác tối đa tiềm năng của dữ liệu để biến thông tin thành nền tảng tối ưu hiệu suất và gia tăng lợi thế cạnh tranh.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý. Bằng cách sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để lưu trữ, sắp xếp, xác định và giám sát dữ liệu một cách có trật tự.
- Tối thiểu chi phí vận hành. Bằng cách giảm trùng lặp thông tin, đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu.
- Giúp đảm bảo sự tồn tại liên tục của công ty. Bằng cách quản lý rủi ro và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh, marketing, sản xuất,… dựa trên dữ liệu.
Quản trị theo định hướng dữ liệu đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì có phải là điều xa vời và không khả thi?
Quản trị theo định hướng dữ liệu là một xu hướng không phân biệt quy mô doanh nghiệp. Mà phụ thuộc vào lượng dữ liệu mà doanh nghiệp sở hữu.
Ví dụ, một nhà hàng ăn uống có thể có rất nhiều dữ liệu. Về khách hàng, doanh thu, chi phí, thực đơn, nguyên liệu, nhân viên, đối tác, đánh giá, phản hồi,… Mỗi dữ liệu này đều có thể được sử dụng để quản trị hiệu quả hơn, tăng cường chất lượng dịch vụ. Tối ưu hóa chi phí, nâng cao lợi nhuận, phát triển thương hiệu,… Ngược lại, một công ty sản xuất máy bay có thể chỉ có một số ít dữ liệu. Về khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, chi phí,… Mỗi dữ liệu này có thể không đủ để quản trị theo định hướng dữ liệu một cách toàn diện.
Để rõ hơn
Một ví dụ khác về Google, nền tảng này có hàng tỷ người dùng. Mỗi người dùng khi sử dụng google thực hiện rất nhiều thao tác. Như tìm kiếm, xem video, đọc tin tức, dùng email, dịch vụ đám mây,… Mỗi thao tác này đều tạo ra dữ liệu cho google. Và google sử dụng dữ liệu này để cải thiện chất lượng dịch vụ. Tùy biến nội dung, quảng cáo, phân tích xu hướng, nghiên cứu khoa học,… Để quản trị được lượng dữ liệu khổng lồ này, google phải dùng những công nghệ tiên tiến như machine learning, artificial intelligence, cloud computing,…
Còn với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam hiện nay. Chúng ta chỉ cần quan tâm đến các dữ liệu cơ bản như doanh thu, chi phí, vận hành,… Triển khai hệ thống data có thể thực hiện qua một số công cụ và phần mềm đơn giản.
Lợi ích đối với doanh nghiệp SMEs là gì?
Dữ liệu là nguồn tài nguyên quý giá cho nhiều lĩnh vực khác nhau. Bao gồm cả nội bộ và ngoại bộ. Bằng cách phân tích dữ liệu. Các nhà lãnh đạo có thể có được những thông tin chính xác và hữu dụng để định hướng chiến lược hiệu quả hơn. Điều này có thể giúp cải thiện và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Hoạt động và các khía cạnh khác của quá trình ra quyết định chiến lược.
Dữ liệu cũng giúp hiểu rõ hơn về nhu cầu, hành vi và tình cảm của khách hàng. Từ đó tạo ra những kiến thức sâu sắc hơn về tiếp thị, cũng như cung cấp thông tin để phát triển sản phẩm.
Ngoài ra, dữ liệu còn có vai trò trong việc chốt giao dịch. Bằng cách sử dụng những phương pháp thu thập dữ liệu thông minh và nghiên cứu hành vi người dùng kỹ lưỡng. Dữ liệu có thể mang lại những đơn hàng chất lượng, giúp tăng tỉ lệ chuyển đổi đơn hàng.
Dữ liệu cũng giúp quản lý rủi ro tốt hơn bằng cách cung cấp thông tin tốt. Dựa trên các kích thước mẫu lớn của dữ liệu. Việc có một quy trình thu thập và phân tích dữ liệu hoàn chỉnh là một lợi thế cạnh tranh rất lớn mà không phải ai cũng có thể làm được.
Do tầm quan trọng của dữ liệu, nhiều bên thứ ba đã bắt đầu sử dụng dữ liệu để kinh doanh. Họ thường chuyên về nghiên cứu thị trường. Và họ sẽ tổng hợp các dữ liệu này để kinh doanh. Bán lại cho những doanh nghiệp khác có nhu cầu.
Tư duy data-driven được áp dụng như thế nào?
Tư duy data-driven là một cách tiếp cận quản trị dựa trên việc sử dụng dữ liệu. Để hỗ trợ ra quyết định và hành động. Đối với các doanh nghiệp SMEs, việc áp dụng tư duy data-driven có thể giúp họ nâng cao hiệu quả. Tối ưu hóa chi phí và cạnh tranh tốt hơn trên thị trường. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách bắt đầu và triển khai tư duy data-driven một cách hiệu quả.
Để quản trị theo định hướng dữ liệu, doanh nghiệp cần có một kế hoạch rõ ràng và có thể sử dụng mô hình 4W1H để lập kế hoạch. Mô hình này bao gồm các câu hỏi sau:
- What: Dữ liệu cần thu thập là gì? Dữ liệu này sẽ được sử dụng để làm gì? Dữ liệu này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề gì? Dữ liệu này sẽ được biểu diễn dưới dạng gì? Ví dụ: doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu về doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí, khách hàng,… Dữ liệu này sẽ được sử dụng để phân tích, đánh giá, so sánh. Giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao chất lượng, mở rộng thị phần,…
- Who: Ai sẽ thu thập dữ liệu? Ai sẽ xử lý dữ liệu? Ai sẽ sử dụng dữ liệu? Ai sẽ chịu trách nhiệm về dữ liệu? Ví dụ: doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau như khách hàng,… Xử lý dữ liệu bằng các phương pháp thống kê, phân tích. Sử dụng dữ liệu cho các mục đích khác nhau như quyết định, hành động, cải tiến, đổi mới,.. Doanh nghiệp cần phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm cho các bộ phận, nhân viên, quản lý liên quan đến dữ liệu.
- When: Khi nào sẽ thu thập dữ liệu? Khi nào sẽ xử lý dữ liệu? Khi nào sẽ sử dụng dữ liệu? Khi nào sẽ cập nhật dữ liệu? Ví dụ: doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu theo các chu kỳ khác nhau như ngày, tuần, tháng, quý, năm,… Xử lý dữ liệu theo các tần suất khác nhau có thể sử dụng dữ liệu theo các thời điểm khác nhau. Cập nhật dữ liệu định kỳ để đảm bảo tính chính xác, mới nhất và phù hợp với thực tế.
- How: Làm thế nào để thu thập dữ liệu? Làm thế nào để xử lý dữ liệu? Làm thế nào để sử dụng dữ liệu? Làm thế nào để cập nhật dữ liệu? Ví dụ: doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu bằng các công cụ và phương tiện khác nhau như khảo sát, phỏng vấn, quan sát,… Xử lý dữ liệu bằng các phần mềm và nền tảng khác nhau. Sử dụng dữ liệu bằng các hình thức và kênh khác nhau như báo cáo, dashboard,… Doanh nghiệp cần cập nhật dữ liệu bằng cách kiểm tra, so sánh, đánh giá, sửa chữa, bổ sung, xóa bỏ,…
Khi thực hiện triển khai Data-driven cần chú ý gì?
Phía trên là phần kế hoạch, còn về phần triển khai các doanh nghiệp SMEs cần chú ý đến ba điểm sau:
Điểm thứ nhất là phải có sự cam kết và thay đổi từ phía lãnh đạo và nhân viên. Lãnh đạo cần có tầm nhìn và chiến lược rõ ràng về tư duy data-driven. Cũng như tạo điều kiện và khuyến khích nhân viên sử dụng dữ liệu trong công việc. Nhân viên cần có ý thức và kỹ năng về dữ liệu, cũng như sẵn sàng thích nghi và học hỏi với tư duy data-driven.
Điểm thứ hai là phải có sự hỗ trợ và tối ưu hóa từ công nghệ. Công nghệ là một yếu tố quan trọng để thu thập, xử lý, sử dụng và cập nhật dữ liệu một cách hiệu quả và nhanh chóng. Doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn các công cụ và phần mềm. Phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình, cũng như đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu.
Điểm thứ ba là phải có sự đánh giá và cải tiến liên tục. Doanh nghiệp cần theo dõi và đo lường hiệu quả của việc áp dụng tư duy data-driven, cũng như nhận xét và góp ý cho các bộ phận và nhân viên liên quan. Doanh nghiệp cũng cần cập nhật và điều chỉnh kế hoạch và triển khai tư duy data-driven theo thời gian.
Data-driven được áp dụng trong doanh nghiệp như thế nào?
Các phương pháp quản lý dựa trên dữ liệu có thể được triển khai trong toàn bộ tổ chức theo nhiều hình thức khác nhau. Trong số đó có:
Tuy nhiên, Marketing là lĩnh vực đã áp dụng quản lý dựa trên dữ liệu một cách năng động nhất. Sau đây là các bước cần thiết để giúp bạn có thể thực hiện thành công các chiến lược quản lý dựa trên dữ liệu trong marketing.
- Bước 1: Xác định mục tiêu với chiến lược quản lý dựa trên dữ liệu.
- Bước 2: Xây dựng đội ngũ phân tích dữ liệu
- Bước 3: Xây dựng hồ sơ khách hàng từ dữ liệu
- Bước 4: Xác định loại dữ liệu cần thiết. Như thời gian khách truy cập vào webpage, lịch sử truy cập, tương tác trên mạng xã hội, dữ liệu từ CRM,…
- Bước 5: Tự động hóa các quy trình. Phân tích và xử lý để đưa ra được insight khách hàng. Chọn ra một số công cụ tự động để xử lý các dữ liệu mà bạn thu thập được.
- Bước 6: Thu thập và xử lý dữ liệu
- Bước 7: Xây dựng chiến dịch cho từng kênh. Chia nhỏ các chiến dịch này ra thành các chiến dịch nhỏ và chọn các kênh cần thiết và phù hợp cho mỗi chiến dịch.
- Bước 8: Thu thập kết quả, tính toán ROI và tối ưu các chiến dịch tiếp theo
Kết luận
Quản trị dựa trên dữ liệu là một xu hướng không thể bỏ qua của các doanh nghiệp hiện đại. Các doanh nghiệp SMEs cũng có thể áp dụng quản trị dựa trên dữ liệu để phát triển kinh doanh của mình. Tuy nhiên, các doanh nghiệp SMEs cần phải vượt qua những thách thức. Như thiếu nguồn lực, công nghệ và nhân lực, thiếu kỹ năng phân tích dữ liệu, thiếu chiến lược và mục tiêu rõ ràng. Thiếu sự hợp tác giữa các phòng ban,…
Để áp dụng quản trị dựa trên dữ liệu cho các doanh nghiệp SMEs. Với đề xuất một số bước cần thiết, bao gồm. Xác định mục tiêu. Xây dựng đội ngũ phân tích dữ liệu. Xây dựng hồ sơ khách hàng từ dữ liệu, xác định loại dữ liệu cần thiết. Tự động hóa các quy trình, thu thập và xử lý dữ liệu. Xây dựng chiến dịch cho từng kênh. Thu thập kết quả. Tính toán ROI và tối ưu các chiến dịch tiếp theo.
Bên cạnh việc quản trị dữ liệu hiệu quả còn cần phải lãnh đạo và dẫn dắt nhân sự đúng đắn. Để đưa ra quyết định phù hợp. Chính vì thế việc có cho mình một hệ thống quản lý thật là một điều cần thiết. Hãy liên hệ DigiBird để được tư vấn và trải nghiệm các phiên bản Demo của các hệ thống khác nhau và Zalo Mini App – Hiện đang là xu hướng kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay.
Xem thêm: Làm thế nào để giữ chân nhân tài đối với doanh nghiệp SMEs
